Автоматизация заявок на оплату с помощью ИИ

Как ИИ принимает заявки на оплату?

Заявка на оплату — внутренний документ, которым сотрудник просит финансовый отдел оплатить счет. В ней указаны получатель, сумма, основание, статья бюджета и желаемая дата. В 1С:ERP для этого есть документ «Заявка на расходование денежных средств», и его можно согласовывать через 1С:Документооборот.

Заявки приходят разными путями. Один сотрудник пересылает письмо со счетом во вложении, другой заполняет форму, третий пишет в рабочий чат. Агент читает входящее сообщение и раскладывает его по полям заявки. Источник не важен.

Для разбора счета модель извлекает данные в заданную структуру. У Claude для этого есть режим структурированного вывода: ответ приходит в JSON по схеме, которую вы описали. В документации Anthropic к структурированному выводу сказано: схема гарантирует форму ответа, но не верность значений. Верность значений проверяют отдельно, поэтому каждое поле из счета агент потом сверяет с источником.

Если данных не хватает, агент пишет автору заявки, чего нет: договора, акта или статьи бюджета. Автор дополняет заявку. Только после этого она идет дальше. Финансист получает заявку уже в полном комплекте.

Сканы требуют отдельного шага. Yandex Vision OCR распознает изображения и PDF, а с 30 июня 2025 года в нем есть модель markdown, которая сохраняет разметку текста. Сумму, ИНН и номер счета из скана агент помечает для сверки, потому что ошибка в одной цифре меняет получателя. Как агент читает длинные PDF и где теряет ссылки на страницы, я разбирал в статье о проверке договоров с помощью ИИ.

Что агент проверяет в заявке до согласования?

Проверка до согласования отвечает на простой вопрос: готова ли заявка к решению человека. Список проверок задает финансовый отдел. Агент выполняет его одинаково для каждой заявки.

Обычно в список входят шесть пунктов.

• В комплекте есть счет, договор или ссылка на него, а для постоплаты акт или накладная.
• Сумма и валюта в заявке совпадают со счетом, сумма укладывается в цену договора.
• Получатель есть в справочнике контрагентов, ИНН в счете совпадает с карточкой.
• Банковские реквизиты в счете совпадают с реквизитами из карточки контрагента.
• Заявки с тем же номером счета и суммой в базе еще нет.
• Статья бюджета указана, и на ней хватает остатка.

Закрывающие документы агент сверяет с законом. Часть 2 статьи 9 закона 402-ФЗ называет 7 обязательных реквизитов первичного документа. Это наименование, дата, составитель, содержание операции, величина в единицах измерения, должности и подписи ответственных лиц. Акт без даты или без подписи агент возвращает автору до согласования.

Дубли агент ищет по сочетанию полей: номер счета, ИНН получателя, сумма и дата. Один и тот же счет может прийти дважды, сначала письмом бухгалтеру, а через неделю повторно через форму от менеджера, который о первой заявке не знал. Агент показывает обе заявки рядом.

Данные о получателе агент сверяет с открытыми реестрами. ФНС бесплатно выдает выписку из ЕГРЮЛ и ЕГРИП в PDF с усиленной квалифицированной электронной подписью. Банк получателя проверяется по справочнику БИК, который Банк России публикует в формате сообщения ED807.

Сверка реквизитов важнее остальных пунктов. Мошенничество через деловую переписку (BEC) строится на письме о «новых реквизитах» от имени поставщика. По отчету Центра жалоб на интернет-преступления ФБР (IC3) за 2025 год таких жалоб было 24 768, а заявленные потери составили 3,05 млрд долл. Это данные по США. Для агента правило из них простое: новые реквизиты из письма он не принимает и передает ответственному.

Как заявка попадает в реестр платежей?

Согласованная заявка становится строкой реестра платежей. Реестр платежей — список платежей на дату с получателем, суммой, основанием и счетом списания. Агент собирает его из согласованных заявок по правилам компании: очередность, лимит на день, счет списания.

Из строки реестра агент готовит черновик платежного поручения. Перечень полей платежки и порядок их заполнения задает Положение Банка России № 762-П от 29 июня 2021 года. Агент заполняет их из заявки и проверяет, что назначение платежа совпадает с основанием, а НДС указан так же, как в счете.

С авансами нужна еще одна сверка. Агент суммирует уже оплаченное по договору и сравнивает с ценой договора и графиком платежей. Если новая заявка выводит оплату за пределы договора, она идет ответственному с пометкой.

Дальше черновики уходят в банк одним из двух путей. Первый путь проходит через файл обмена по открытому стандарту 1С для систем «Клиент-банк», такой файл по умолчанию называется 1c_to_kl.txt. Второй путь идет через 1С:ДиректБанк прямо из учетной системы. В обоих случаях документы перед отправкой подписывает сотрудник электронной подписью. Ключа подписи у агента нет. Кнопку отправки он тоже не нажимает.

Утвержденный реестр живет дольше одного дня. По нему отслеживают, прошла ли оплата и не просрочен ли счет. Эту часть процесса я описал отдельно, в разборе реестра платежей и контроля оплат.

Где решение остается за человеком?

Решение о платеже принимает сотрудник, которому компания дала эти полномочия. Агент готовит заявку, показывает расхождения и записывает, что проверил. Платежные реквизиты контрагента тоже меняет человек, после звонка поставщику по телефону из договора.

Границу работы агента я описываю в трех пунктах.

• Агент читает заявки и вложения, сверяет их со справочниками и договором, пишет автору вопросы и готовит черновик реестра.
• Человек нужен на любом расхождении реквизитов, на новом получателе, на платеже без договора, на сумме выше порога и на повторном счете.
• Агент видит заявки, счета, договоры, карточки контрагентов и остатки по статьям бюджета, с правами на чтение.

Ключ электронной подписи, доступ в интернет-банк и право править карточку контрагента агенту не выдаются. Причина в источнике данных. Агент читает письма и вложения от внешних отправителей, а в тексте счета может прятаться инструкция для модели. Как такие атаки устроены и почему агенту с доступом к почте не дают права на платежи, я разбирал в статье что такое ИИ-агент для бизнеса.

Порог суммы и список исключений задает финансовый отдел и меняет их сам, без участия разработчика. Правила хранятся в инструкции агента обычным текстом.

Если агент ошибся, ошибка всплывает до списания денег. Реестр утверждает человек, и в журнале видно, что агент прочитал, что предложил и кто подтвердил. По отмеченным ошибкам я правлю инструкцию агента.

Какие системы нужно подключить?

Для старта нужны четыре источника: входящие заявки, учетная система, хранилище договоров и справочник контрагентов. Банк на первом этапе подключать не нужно, потому что агент работает до утверждения реестра.

Для почты удобен отдельный ящик для счетов. Сотрудники пересылают туда письма поставщиков, и агент видит только этот ящик. Личная переписка финансистов остается вне его доступа.

С 1С агент обычно связывается через стандартный интерфейс OData. Как пишет 1С в своем блоге на Хабре, интерфейс появился в платформе 8.3.5, отдает данные в JSON или Atom/XML и не требует программирования на стороне 1С. Базу публикуют на веб-сервере и в настройках публикации включают флажок «Публиковать стандартный интерфейс OData». Агенту сначала открывают только чтение. Запись черновиков разрешают отдельным решением, когда финансист убедился в качестве его проверок.

Внешние проверки идут через открытые сервисы: выписка из ЕГРЮЛ на сайте ФНС и справочник БИК Банка России. Если получатель предприниматель или самозанятый, в заявке есть его ФИО и счет. По статье 3 закона 152-ФЗ это персональные данные, поэтому место работы модели решают до запуска вместе с ответственным за их обработку.

Я бы начал с одного потока, например оплаты поставщикам по действующим договорам. Агенту дают права на чтение и копию данных, а финансист сравнивает его отчеты со своей проверкой. Что входит в такую настройку, описано на странице ИИ в финансовом отделе. Для первого разговора пригодятся шаблон заявки, схема согласования и список проверок, которые бухгалтер сейчас делает вручную.