Реестр платежей и контроль оплат: что можно отдать ИИ

Что такое реестр платежей и кто его ведет?

Реестр платежей — это список счетов, которые компания оплатит в конкретный день. В каждой строке стоят получатель, сумма, договор, статья бюджета и счет списания. Реестр обычно собирает казначей или бухгалтер, а утверждает финансовый директор или руководитель с правом подписи.

Реестр вырастает из двух источников. Первый источник — заявки на оплату от подразделений. Второй источник — платежный календарь, где по датам расписаны будущие поступления и выплаты.

Оба источника в учетной системе 1С:ERP устроены как документы. Намерение потратить деньги фиксирует «Заявка на расходование денежных средств». По описанию фирмы 1С, платежный календарь строится автоматически из плановых оплат, а превышение лимита проверяется при согласовании заявки. Реестр на день оплаты собирают из уже согласованных заявок.

Агент встраивается в этот порядок. Правила согласования, лимиты и подписи остаются прежними. Какие шаги платежного процесса агент берет на себя, описано на странице ИИ-агент в финансовом отделе.

Какие шаги сборки реестра можно автоматизировать?

Автоматизировать удобно шаги, где сотрудник сверяет одни документы с другими. Таких шагов в сборке реестра шесть.

1. Отобрать согласованные заявки с датой оплаты на нужный день.
2. Проверить, что к каждой заявке приложены счет и договор.
3. Сравнить сумму счета с остатком по договору.
4. Найти дубли, например один счет в двух заявках.
5. Сложить суммы и сравнить общую сумму с остатком на расчетных счетах.
6. Подготовить черновики платежных поручений с назначением платежа.

Агент проходит эти шаги и отдает казначею черновик реестра с пометками. Строка без договора, повторный номер счета или нехватка денег на счете получают отдельную метку. Казначей начинает работу с помеченных строк.

Как заявка проходит проверку до попадания в реестр, я разобрал в статье про автоматизацию заявок на оплату. Здесь речь о следующем шаге, когда заявки уже согласованы.

Складывать суммы в уме агенту не доверяют. Языковая модель пишет текст и может ошибиться в сложении длинного столбца сумм. Общую сумму считает учетная система или код. Так надежнее. У Claude для этого есть инструмент выполнения кода: модель запускает Python в изолированной среде и получает точную сумму. Агент сравнивает ее с остатком и сообщает о расхождении.

Платежи агент в банк не передает. Реестр утверждает, платежки подписывает и отправляет человек с полномочиями.

Как ИИ помогает контролировать оплату по договору?

Контроль оплат идет в двух направлениях. В исходящих платежах компания следит, чтобы не переплатить и не оплатить один счет дважды. Во входящих она проверяет, заплатил ли покупатель и закрыл ли он долг полностью.

Связь платежа с договором видна в платежном поручении. По Положению Банка России № 762-П в реквизите 24 «Назначение платежа» указывают назначение платежа, наименование товаров или услуг, номера и даты договоров и товарных документов. Агент читает это поле, находит договор и сверяет сумму с графиком оплат.

Учетная система часть работы делает сама. Фирма 1С пишет в описании ERP, что оплата распределяется по заказам и засчитывается по накладным, а при расчетах по договору учет ведется по договору в целом. Это работает, когда назначение платежа заполнено аккуратно.

Агент полезен в остальных случаях. Покупатель написал номер договора с опечаткой или указал только номер счета. Одна платежка закрывает три счета, или оплата пришла частями. Агент предлагает, к какому договору и счету отнести деньги, и показывает, по какому признаку сопоставил. Бухгалтер подтверждает или исправляет связь.

Срок оплаты агент берет из договора и прикладывает цитату пункта. Если срока в договоре нет, по пункту 2 статьи 314 ГК РФ обязательство исполняется в течение 7 дней со дня требования кредитора. Такие договоры агент помечает отдельно: просрочка начинается после семи дней, отведенных на исполнение. Как агент находит нужный пункт и цитирует его, я описал в разборе проверки договоров с помощью ИИ.

Как настроить уведомления о просроченных платежах?

Уведомлению нужны три сведения. Это срок оплаты по договору или счету, факт оплаты из выписки банка и получатель напоминания. Агент сравнивает срок с выпиской и пишет ответственному, если денег нет.

Расписание напоминаний компания задает сама. Обычно выбирают три точки: за несколько дней до срока, в день срока и после просрочки. Сколько дней брать и кому писать зависит от ваших договоров и ролей.

• Менеджер сделки получает напоминание о долге своего покупателя.
• Бухгалтер получает список счетов, оплата по которым не пришла.
• Руководитель получает сводку просрочек выше порога суммы.

Письмо покупателю агент готовит черновиком. Менеджер читает его и отправляет сам, потому что знает историю отношений с клиентом.

Свои просрочки тоже стоит отслеживать. По пункту 1 статьи 395 ГК РФ за просрочку денежного обязательства начисляются проценты по ключевой ставке Банка России, если закон или договор не устанавливают другой размер. Агент заранее показывает исходящие счета, срок оплаты которых подходит, и казначей ставит их в ближайший реестр.

Выписки агент получает из учетной системы. В описании фирмы 1С сервис 1С:ДиректБанк передает платежные документы в банк напрямую и автоматически принимает выписки по расчетному счету. Без прямого обмена работает файловый вариант по формату 1CClientBankExchange, и тогда выписка банка загружается в 1С файлом kl_to_1c.txt. Агенту достаточно читать уже загруженные выписки, отдельный доступ к банку ему не нужен.

Какие ошибки ИИ допускает в финансовых данных?

Модель ошибается чаще всего там, где нужно найти точное число в длинном документе с таблицами, сносками и несколькими похожими разделами. В исследовании FinanceBench 2023 года собрали 10 231 вопрос по отчетности публичных компаний. GPT-4-Turbo с поиском по документам ответил неверно или отказался отвечать на 81% вопросов из тестовой выборки. С 2023 года модели сменились, но тип ошибки остался: агент берет не тот фрагмент и уверенно отвечает по нему.

Вот пять ошибок, которых я жду в сборке реестра и контроле оплат.

• Агент путает два договора с похожими номерами одного контрагента.
• Агент принимает сумму с НДС за сумму без НДС.
• Агент читает дату 03.04 в другом порядке дня и месяца.
• Агент относит частичную оплату к неверному счету.
• Агент берет реквизиты получателя из письма вместо справочника.

Последняя ошибка обходится дороже всех. Мошенники подменяют реквизиты в переписке с поставщиком, и деньги уходят на чужой счет. По отчету IC3 ФБР за 2025 год, на такие схемы компрометации деловой почты поступило 24 768 жалоб, заявленные потери составили 3,05 млрд долл. Из них больше 30 млн долл. пришлись на случаи с применением ИИ.

Правило здесь жесткое. Новые или измененные реквизиты получателя останавливают обработку заявки. Агент не меняет справочник контрагентов по письму, он помечает заявку для ответственного. Сотрудник звонит поставщику по телефону из договора и подтверждает реквизиты. Почему агенту с доступом к почте нельзя давать право на платежи, я объяснял в статье о том, как устроен ИИ-агент.

Границу работы агента в платежах я описываю так.

• Сам агент собирает черновик реестра, сверяет оплаты с договорами и выписками, готовит напоминания и сводки.
• Проверка человеком нужна на новых реквизитах, на суммах выше порога, на спорном сопоставлении оплаты и на любом платеже без договора.
• Видит агент заявки, договоры, счета, справочник контрагентов и загруженные выписки, с правами только на чтение.
• Решение о платеже остается за ответственным: агент не утверждает реестр, не подписывает платежки и не отправляет их в банк.

Ошибка агента видна до платежа, потому что каждая пометка содержит источник: строку выписки, пункт договора или номер счета. Казначей открывает источник по ссылке из пометки и не ищет документ заново. Я бы начал с одного шага, например с сопоставления входящих оплат с договорами на копии выписок за прошлый месяц.